Як надавати документи під час перевірки контролюючих органів

У процесі перевірки контролери часто зловживають своїми правами і вимагають від підприємств надавати будь-які документи, які тільки заманеться побачити інспектору. Чи правомірні такі вимоги контролюючого органу та як підприємству захистити свою конфіденційну інформацію розкажемо у цій статті.

Одразу зазначимо, що ця стаття містить загальні поради. Як правильно себе поводити під час перевірки та як відповідати на кожен окремий запит інспектора, потрібно визначати у кожній ситуації індивідуально. Ви завжди можете запитати у нас поради

Які документи має право отримувати контролюючий орган?

Контролюючих органів в Україні доволі багато. В рамках цієї статті ми зупинимося тільки на тих, які проводять перевірки згідно із Законом України «Про основні засади державного нагляду (контролю) у сфері господарської діяльності» (далі Закон-877). Він поширюється на переважну більшість контролюючих органів.

Цей закон передбачає як право контролюючих органів отримувати документи від суб’єктів господарювання (абз.4 ч.1 ст.8 Закону-877) так і обов’язок суб’єктів господарювання надавати такі документи (абз.4 ч.1 ст.1 Закону-877).

Проте таке право контролерів не є абсолютним.

Наприклад, у випадку проведення позапланової перевірки, Закон-877 чітко обмежує її предмет – лише ті питання, необхідність перевірки яких стала підставою для здійснення позапланового заходу, з обов’язковим зазначенням цих питань у посвідченні (направленні) на проведення заходу державного нагляду (контролю).

Тому інспектор під час проведення позапланової перевірки може вимагати тільки ті документи, які стосуються предмету такої перевірки.

У ст.10 Закону-877 прямо передбачено право суб’єкта господарювання вимагати припинити проведення перевірки, якщо контролюючий орган вийшов за межі предмету перевірки.

Під час планової перевірки контролюючий орган також обмежений певними рамками. Такі рамки визначені формою акта перевірки і викладеними у ній питаннями, які підлягають перевірці. Контролюючий орган визначає такі питання в залежності від ступеня ризику підприємства і заздалегідь оприлюднює їх у себе на сайті. Вимоги інспекторів надати ті чи інші документи під час проведення планової перевірки повинні знаходитися у межах таких питань.

Ще одне обмеження для контролюючих органів щодо витребування копій документів недавно сформувалося у судовій практиці. Верховний Суд у своїй постанові від 09.12.2019 у справі №826/11830/18. Суд зазначив, що суб’єкт господарювання не повинен нести відповідальність за ненадання документів, обов’язковість ведення яких не встановлена чинним законодавством.

Таким чином, контролюючий орган має право вимагати у суб’єкта господарювання надати тільки ті документи, які стосуються предмета перевірки, і обов’язок вести які визначений законодавством.

Як захистити комерційну таємницю?

Закон-877 жодним чином не обмежує право контролюючих органів на доступ до документів, які становлять комерційну таємницю. Проте закон зобов’язує посадових осіб контролюючого органу зберігати комерційну таємницю та конфіденційну інформацію суб’єкта господарювання, а також покладає на них обов’язок забезпечувати спеціальний режим захисту та доступу до інформації, що є комерційною таємницею, згідно з вимогами закону (ч.14 ст.4 Закону-877).

У випадку порушення таких вимог суб’єкт господарювання вправі вимагати компенсації заподіяної шкоди.

Водночас, серед суб’єктів господарювання прийнято дуже розширювати межі комерційної таємниці. Тому тут важливо навести визначення поняття «комерційна таємниця», яке міститься у ст.505 Цивільно кодексу України. Комерційною таємницею є інформація, яка є секретною в тому розумінні, що вона в цілому чи в певній формі та сукупності її складових є невідомою та не є легкодоступною для осіб, які звичайно мають справу з видом інформації, до якого вона належить, у зв’язку з цим має комерційну цінність та була предметом адекватних існуючим обставинам заходів щодо збереження її секретності, вжитих особою, яка законно контролює цю інформацію. Комерційною таємницею можуть бути відомості технічного, організаційного, комерційного, виробничого та іншого характеру, за винятком тих, які відповідно до закону не можуть бути віднесені до комерційної таємниці.

Тобто, таємною є та інформація щодо якої вжито заходів секретності. Суб’єкт господарювання зобов’язаний забезпечити такі внутрішні процедури, які б гарантували збереження такої конфіденційної інформації. Це можуть бути положення про конфіденційну інформацію та роботу з нею, обмежувальні написи на документах («Таємно», «Доступ обмежений», тощо).

Також, суб’єкт господарювання очевидно повинен повідомити контролюючий орган про конфіденційність документів, які він передає інспектору.

Тільки за дотримання всіх зазначених умов суб’єкт господарювання може вимагати від контролюючого органу збереження конфіденційної інформації та вимагати компенсації у випадку її розголошення.

Чи можна вилучати оригінали документів?

У ч.10 ст.4 чітко вказано, що під час проведення перевірок не допускається вилучення у суб’єктів господарювання оригіналів їхніх фінансово-господарських, бухгалтерських та інших документів, а також комп’ютерів, їх частин, крім випадків, передбачених кримінальним процесуальним законодавством.

Що стосується кримінального процесуального законодавства, то для вилучення оригіналу документів слідчому потрібна ухвала слідчого судді про тимчасовий доступ до документів або про обшук.

Як фіксувати передачу документів?

У більшості положень Закону-877 вказано, що документи надаються контролюючому органу в порядку, визначеному законом.

Проте законодавчі акти майже не врегульовують порядок надання документів суб’єктом господарювання органам державного контролю.

Ми рекомендуємо діяти максимально обережно і надавати документи тільки у форматі письмових відповідей на письмові запити чи письмові вимоги інспекторів. Тільки так підприємство зможе підтвердити перелік тих документів, які були надані для опрацювання інспектору під час проведення перевірки.

Важливо, щоб такі запити були наданні підприємству вже після вирішення питання про допуск інспектора до перевірки. В іншому випадку інспектор буде вважатися таким що ще не приступив до перевірки і його запити не будуть обов’язковими для суб’єкта господарювання.

Якщо все ж таки інспектор відмовляється надавати письмові запити з переліками затребуваних документів, то обов’язково зазначте про це в акті перевірки чи в акті про перешкоджання у проведенні перевірки, якщо інспектор складатиме такі акти.

Це допоможе вам захиститися від маніпуляцій інспектора щодо вашої відмови у наданні документів. Ви легко зможете підтвердити що ніякого ухилення від надання документів не було.

Для посилення захисту підприємства під час проведення перевірки потрібно вжити певних заходів. Для початку варто розробити внутрішні документи, які забезпечать належний порядок збереження комерційної таємниці підприємства. Вже після того як інспектор приступив до проведення перевірки, потрібно слідкувати щоб вимоги інспектора залишалися у межах предмета перевірки, а документи передавати інспектору виключно із зазначенням опису переданого.

Святослав Бартош

партнер Юридичної фірми «Bargen»

Оригінал статті опублікований у виданні Журнал головного інженера

1 Star2 Stars3 Stars4 Stars5 Stars (Кількість оцінок: 14 середня: 5,00 з 5)
Loading...

Якщо ви хочете підготуватись до перевірки або у вас вже розпочалася перевірка і ви не знаєте, що відповісти інспектору, ми завжди раді вам допомогти захистити свої права