Електронний документообіг на підприємстві

Ведення бізнесу без купи паперів на столі та громіздких архівів з папками, чи можливо це? Так, сьогодні це вже реальність та доволі поширена практика.

Все більше підприємств, та що казати, навіть держава переходить на електронний документообіг. Варто лиш згадати про електронні паспорти та податкові накладні.

Сьогодні вже не потрібно мати принтер аби роздрукувати документ, бігти до керівника за підписом та поспішати на пошту до закриття аби надіслати листа вчасно. Усе можна робити сидячи вдома за комп’ютером у будь-який час доби та за наявності лише доступу до інтернету.

То чому ж бізнесу не скористатися цією можливістю та не зекономити час і ресурси, яких завжди не вистачає? Особливо у період карантину коли більшість компаній досі працює дистанційно.

Тому у цій статті поговоримо про те, як правильно впровадити електронний документообіг на підприємстві (якщо ви досі цього не зробили) та забезпечити юридичну силу електронних документів на рівні з паперовими.

Основні етапи впровадження електронного документообігу:

1. Прийняти відповідне рішення та зафіксувати його

   Це може бути Інструкція чи Порядок ведення електронного документообігу, затверджена наказом директора. У цій інструкції потрібно прописати порядок створення, редагування, обміну як внутрішніми документами (листування між працівниками, посадові інструкції, накази тощо), так і надсилання/отримання документів від контрагентів (договори, рахунки, акти, листи тощо). Також в Інструкції має бути визначений спосіб, строк та місце зберігання документів та особи, які уповноважені такі документи підписувати.

2. Отримати електронний цифровий підпис (ЕЦП)

Електронний документ ОБОВ’ЯЗКОВО має бути підписаний за допомогою ЕЦП. Отримати такий підпис ви можете будь-де: в податковій, у банку, чи в компанії, яка, власне, створена для того, щоб видавати цифрові підписи. З повним переліком підприємств та організацій, уповноважених видавати ЕЦП можна ознайомитись тут.  Строк дії ключа не може перевищувати 2 роки. Тому потурбуйтесь також про своєчасне оновлення вашого підпису.

3. Обрати програмний продукт для обміну електронними документами

Не обов’язковим, але необхідним кроком є обрання програмного забезпечення, яке дозволить швидко та зручно надсилати та отримувати електронні документи. Наразі їх існує досить багато, тому у виборі ви не обмежені. Між іншим, є навіть безкоштовні. Функціонал таких програм також є дуже різноманітним. Усе залежить від специфіки вашого бізнесу та персональних побажань.

Встановлення такого продукту дозволяє створювати та зберігати шаблони готових документів, завантажувати файли різного формату, одночасно редагувати та погоджувати документи як всередині вашої компанії, так і з контрагентами. Крім того, ПЗ можна встановлювати навіть на мобільний телефон. Тому маючи лише доступ до інтернету та застосунок на телефоні, ви можете підписувати та обмінюватись документами будь-де.     

4. Повідомити партнерів та контрагентів

Цей етап є важливою частиною впровадження електронного документообігу. Якщо ваш контрагент досі не готовий працювати з електронними документами, отримати належним чином оформлені оригінали у такому випадку вам не вдасться. Документ є чинним тільки за умови його підписання ЕЦП обома сторонами. Якщо ваш клієнт просто роздрукує такий електронний документ та підпише власноручно, цей документ не вважатиметься підписаним належним чином. Тому обмін електронними документами буде можливий лише з тими контрагентами, які також впровадили електронний документообіг.

Між іншим, навіть якщо ваші партнери використовують інше програмне забезпечення для обміну електронними документами, існує спеціальна платформа (ПТАХ), яка дозволяє обмінюватись документами між користувачами різних програм. Крім того, наразі багато програмних продуктів вже мають функціонал, який дозволяє інтегрувати документи з різних програм.

5. Включити умови про надсилання електронних документів у договори

Зафіксуйте таку можливість у договорах з контрагентами, які також використовують електронний документообіг. Ви можете передбачити як можливість обміну документами у паперовому, так і в електронному вигляді. Деталі вже залежать від вас та ваших партнерів.

І наостанок хочемо звернути увагу на те, що слід пам’ятати про електронні документи:

• документ вважається створеним з моменту накладення на нього електронного цифрового підпису (ЕЦП). Тобто поки документ не підписаний, він юридично не створений;
• документ на паперовому носії, підписаний власноручним підписом та відсканований в електронний формат НЕ є оригіналом електронного документу;
• електронний та письмовий документ мають однакову юридичну силу;
• у випадку створення електронного документу та аналогічного документу у письмовому вигляді обидва документи вважаються оригіналами;
• електронні документи мають зберігатися протягом строку, встановленого для таких документів у паперовому вигляді.

Висновки

Електронний документообіг як у бізнес-процесах, так і під час комунікації з державою є неминучим. Це лише питання часу. Переваги роботи з електронними документами порівняно з паперовими є значно більшими. Це і економія часу та ресурсів, покращення якості управління, систематизація обміну документами, підвищення рівня безпеки тощо. Тому радимо не зволікати та освоювати можливості роботи в електронному вигляді, а також насолоджуватись результатами.

Зі свого боку адвокати ЮФ Bargen завжди готові допомогти втілити у реальність ваші індивідуальні побажання щодо врегулювання та фіксації порядку обміну електронними документами на вашому підприємстві.