Практика зупинення реєстрації податкових накладних постійно еволюціонує, і для платників ПДВ критично важливо відстежувати зміни в підходах податкових органів. Однією з найбільш проблемних ситуацій останнього часу став пропуск повідомлень про необхідність надання додаткових пояснень та документів, що автоматично призводить до відмови в реєстрації податкової накладної.
Хоча механізм надсилання повідомлень діє вже більше двох років – відповідні зміни до пункту 9 Порядку прийняття рішень про реєстрацію/відмову в реєстрації податкових накладних №520 набрали чинності ще 08 березня 2023 року – проте багато підприємств тільки зараз вперше стикаються з отриманням таких повідомлень.
В цій статті детальніше розберемо процедуру надсилання повідомлень про необхідність надання додаткових пояснень та/або документів та наслідки ненадання відповіді на них.
Після подання первинних пояснень та документів щодо заблокованої податкової накладної процедура не завжди завершується прийняттям рішення про реєстрацію або відмову в реєстрації податкової накладної. Комісія регіонального рівня має право надіслати платнику податків повідомлення про необхідність надання додаткових пояснень та/або документів і останнім часом такі повідомлення надходять майже всім платникам податків.
Що запитує комісія регіонального рівня?
У повідомленнях про необхідність надання додаткових документів комісія конкретизує, які саме документи необхідно надати. Зазвичай, комісія найчастіше запитує:
- уточнення щодо походження товару, особливо коли первинні пояснення не містили достатньо деталей про ланцюг постачання або коли виникли питання щодо попередніх контрагентів у ланцюгу;
- додаткові документи про транспортування, зокрема товарно-транспортні накладні, акти приймання-передачі, документи, які стосуються перевізників;
- виписки з рахунків або платіжні документи, що підтверджують факт здійснення або отримання оплати;
- документи на підтвердження наявності основних засобів підприємства;
- документи щодо залучених підрядників або працівників, якщо виникають сумніви в можливості виконання робіт власними силами.
Строки та наслідки
Повідомлення про необхідність надання додаткових пояснень та/або документів направляється в електронному вигляді через електронний кабінет платника податків.
Саме тут криється основна проблема: багато підприємств не перевіряють регулярно електронний кабінет або навіть не знають про необхідність його перевірки, що призводить до пропуску критичних строків.
Згідно з законодавством, платник має надати відповідь на запит комісії протягом п’яти робочих днів з дати отримання повідомлення. Відлік строку починається автоматично з моменту отримання повідомлення в електронному кабінеті.
Пропуск цього строку має однозначний наслідок – комісія приймає рішення про відмову в реєстрації податкової накладної на підставі неподання запитуваних пояснень чи документів.
Після такої відмови єдиним способом реєстрації податкової накладної стає звернення до адміністративного суду, що вимагає додаткових витрат часу, коштів та зусиль.
Водночас, з огляду на нову судову практику, звернення до суду не гарантує отримання позитивного для платника податків рішення.
Відтак, у постанові від 24 березня 2025 року по справі №140/32696/23 Верховний Суд сформував важливий правовий висновок щодо процедури подання додаткових пояснень та наслідків їх неподання.
Верховний Суд зазначив: якщо платник податків не скористався правом на подання додаткових пояснень та документів у відповідь на повідомлення комісії, це є самостійною підставою для відмови в реєстрації податкової накладної. При цьому сама по собі незгода платника із переліком запитуваних документів не звільняє від обов’язку їх надати або надати додаткові пояснення щодо причин неможливості їх надання.
Суд зазначив, що обґрунтованість конкретизації необхідних додаткових документів не є предметом оцінки, якщо платник взагалі не надав відповіді на повідомлення. Це свідчить про те, що навіть за наявності сумнівів щодо правомірності запиту податкового органу, платник зобов’язаний відреагувати на повідомлення – або надати запитувані документи, або пояснити, чому їх неможливо надати або чому вони є надлишковими.
Тобто, як бачимо, суди підтримують позицію податкових органів у таких випадках, а тому, навіть у разі звернення до суду, платник податків може отримати відмову в задоволенні позову.
Підготовка відповіді на додатковий запит
Отримавши повідомлення про необхідність надання додаткових пояснень, важливо діяти швидко. П’ять робочих днів – це небагато, особливо якщо потрібні документи зберігаються у контрагентів.
Відповідь має бути конкретною та відповідати саме на поставлені питання. Не варто надсилати загальні пояснення або дублювати інформацію з первинної відповіді, якщо комісія запитує щось специфічне.
Якщо запитуваний документ відсутній або його неможливо надати, обов’язково опишіть причину в письмовій формі. Ігнорування запиту є найгіршою стратегією, адже може призвести до відмови в реєстрації податкової накладної.
Важливо подати відповідь вчасно. Навіть якщо ви вважаєте, що запитувані документи є надлишковими або що їх вже було надано раніше, краще надіслати повторно разом із поясненням, ніж залишити запит без відповіді.
Таким чином, критично важливо регулярно перевіряти електронний кабінет платника податків та вчасно надавати відповідь на повідомлення про необхідність надання додаткових пояснень та документів. П’ятиденний строк є коротким, а його пропуск призводить до автоматичної відмови в реєстрації податкової накладної.
Навіть якщо ви не згодні з переліком запитуваних документів, необхідно надати відповідь – або з документами, або з обґрунтованими поясненнями їх відсутності.
Юридична фірма Bargen завжди готова допомогти з підготовкою відповіді на запити податкових органів, аналізом повідомлень та розробкою стратегії розблокування податкових накладних. Своєчасна професійна допомога дозволить уникнути відмови в реєстрації та необхідності судового оскарження.
