Як стягнути борг якщо відсутній договір?

Більшість підприємців помилково вважає, що якщо покупцю виставлявся рахунок та є видаткова накладна, то цього достатньо, щоб звертатись до суду і вимагати оплату за товар.

Проте, це не зовсім так. Самого лише рахунка та накладної чи акта (якщо мова йде про послуги) недостатньо. Ці документи потрібно ще й правильно оформити та дотриматися певної процедури перед тим як йти до суду.

Про це і поговоримо далі у нашій статті.

Правильно «зафіксувати» укладення договору в усній формі.

Законодавство дозволяє укладати договори у спрощений спосіб шляхом обміну листами чи документами, з яких зрозуміло, що між сторонами є певна домовленість (ст.205 Цивільного кодексу України, ст. 181 Господарського кодексу України).

Тобто у вас мають бути документи, якими вдасться підтвердити, що ви з покупцем узгодили поставку того чи іншого товару, певної кількості та вартості. Це і буде укладенням договору у спрощений спосіб. А далі як завжди – підтвердити факт поставки товару чи надання послуг.

!!! Виключення становлять випадки коли письмова форма договору є обов’язковою (наприклад, страхування, перевезення вантажу), а іноді – й нотаріальне посвідчення (купівля-продаж нерухомості). Якщо така вимога законом прямо не визначена, то можна укладати договір усно.

Відразу зазначимо, що самого лише електронного листування, щоб підтвердити укладення договору буде недостатньо. Практика свідчить, що суди все частіше не враховують електронне листування сторін якщо документи, які передавались таким шляхом, не скріплені електронним цифровим підписом (ЕЦП). Тому або направляйте документи поштою, або підписуйте ЕЦП.

Крім того, звертайте увагу на електронну адресу куди ви надсилаєте документи. Якщо вона жодного стосунку до вашого клієнта не має (наприклад email з назвою aleksandrpetrov@gmail.com), скоріше за все боржник буде стверджувати, що йому невідома така електронна адреса та особа, яка з вами листувалася, і суд не врахує ваші листи.

Далі розглянемо які саме документи допоможуть вам підтвердити укладення договору у спрощений спосіб.

Назвемо основні:

замовлення, заявка покупця;
рахунок-фактура;
видаткова накладна (акт наданих послуг/виконаних робіт);
товарно-транспортна накладна;
платіжне доручення/квитанція про оплату.

Замовлення або заявка покупця є необов’язковою, але необхідною. Чому? Уявімо ситуацію, що ви замовили товар на умовах 100% передоплати з поставкою протягом 5 днів після надходження коштів. Проте, товар ви так і не отримали. Ви звертаєтесь до суду з вимогою повернути кошти, а продавець здивовано запевняє, що до нього ніхто не звертався щодо необхідності поставити товар. Так як ваша домовленість ніяк не була зафіксована, підтвердити, що строк поставки був погоджений ви не зможете. Результат: витрачений час, програна справа, ані товару, ані грошей.

Цього можна було б уникнути якби замовлення було оформлено письмово. Так ви зможете зафіксувати строки поставки, оплати чи інші умови. Крім того, вам не доведеться додатково звертатись з окремою вимогою до боржника аби зафіксувати строки. Про це детальніше поговоримо далі.

Приклад: Компанія замовила у підрядника двері та визначила у заявці строк поставки. Підрядник вчасно виконав замовлення, проте не зміг поставити двері у строк, оскільки компанія сама попросила поставити їх пізніше. Далі компанія взагалі відмовилася отримувати двері у погоджений день поставки і вимагала повернення коштів через суд. Суд відмовив, оскільки підрядник не порушив строки та умови поставки. Поставка не відбулась по вині компанії, а не підрядника (Постанова від 24.02.2020 № 921/518/19 Західний апеляційний господарський суд).

Рахунок-фактура є вашою пропозицією укласти договір. Оплативши рахунок, покупець приймає вашу пропозицію і договір вважається укладеним.

Якщо ж рахунок не виставлявся і покупець просто перерахував вам кошти, складно буде пов’язати фактичну поставку товару чи надання послуг з коштами, які отримані на ваш рахунок.

За відсутності письмового договору у призначенні платежу слід вказувати саме номер рахунка. Це дозволить співвіднести платіж з поставкою товару, адже у видатковій накладній буде вказано той самий рахунок. Також у випадку якщо клієнт оплатив не всю вартість товару, у вас будуть беззаперечні докази розміру його заборгованості.

Приклад: Покупець намагався через суд повернути сплачені продавцю кошти як безпідставно набуті. Однак, суд встановив, що між сторонами існували договірні відносини. Рахунки-фактури мали усі необхідні реквізити, а платіжне доручення містило посилання на рахунок. Таким чином, було доведено факт укладення договору у спрощений спосіб і суд відмовив у задоволенні позову (Рішення від 28.12.2020 № 922/2344/20 Господарський суд Харківської області)

Видаткова накладна (ВН) чи акт наданих послуг (виконаних робіт) чи не найголовніший документ під час укладення договору у спрощений спосіб. За наявності правильно оформленої ВН (акта) ви зможете підтвердити факт отримання товару чи послуги.

!!! ВН та акт має підписувати уповноважена особа. Досить часто від імені покупця/замовника накладну (акт) підписує явно не директор (комірник, завідувач складу або ж взагалі неоформлений працівник). У подальшому покупець може взагалі заперечувати факт поставки товару, адже його отримувала «невідома» йому особа. Тому обов’язково впевніться, що ВН підписує «особа з повноваженнями». Отримайте копію довіреності, наказу чи іншого документу, який підтверджує повноваження отримувача.

Приклад: Продавець поставив товар, який покупець не оплатив. Під час судового розгляду виявилось, що ВН підписана з боку покупця невідомою особою, печатка підприємства також була відсутня. Як наслідок, стягнути вартість поставленого товару не вдалося, суд відмовив у задоволенні позову (Рішення від 14.09.2020 № 911/1950/20 Господарський суд Київської області).

Якщо ж вам не надали документ, який підтверджує повноваження отримувача, наполягайте на проставленні печатки підприємства. За наявності печатки покупця у вас буде більше шансів довести, що товар дійсно був отриманий покупцем.

Приклад: Суд визнав доказом накладну, на якій була печатка підприємства. Незважаючи на те, що підписала таку накладну не уповноважена особа суд зазначив, що «відтиск печатки є свідченням участі юридичної особи у здійсненні господарської операції за цією накладною» (Постанова від 16.07.2019 № 922/589/19 Східний апеляційний господарський суд).

Товарно-транспортна накладна (ТТН) допоможе додатково підтвердити факт поставки товару покупцю. Якщо ви залучаєте для доставки товару стороннього перевізника, то ТТН також стане у нагоді якщо товар буде пошкоджено чи втрачено у процесі перевезення, адже ви зможете пояснити причини несвоєчасної доставки чи недоліки товару.

Приклад: Покупець не оплатив отриманий товар і продавець звернувся до суду. Однак, документи, які підтверджували поставку містили численні недоліки. Так, зокрема, у ТТН було зазначено іншу ВН, аніж ту, за якою був поставлений товар. Крім того, й сама ВН містила ряд недоліків. Таким чином, продавець не зміг підтвердити факт поставки і стягнути кошти за товар (Постанова від 08.04.2021 № 922/3342/20 Східний апеляційний господарський суд).

Платіжне доручення має містити інформацію, яка дозволить ідентифікувати господарську операцію. Тобто якщо був виставлений рахунок, у платіжному дорученні слід вказати його дату та номер. Якщо ж оплата була здійснена після поставки чи надання послуг, у призначенні платежу слід вказати номер ВН чи акта наданих послуг. Якщо в платіжному дорученні немає посилання на рахунок чи накладну, важко довести за що саме ви заплатили. Тому слід перераховувати кошти чітко на підставі документів, які у вас є в наявності.

Також варто звертати увагу чи зазначено в рахунку строк його дії. Якщо ви оплатите рахунок після спливу цього строку, вважатиметься, що усний договір не було укладено і ваше платіжне доручення не буде прийнято судом як доказ.

Приклад: Покупець оплатив товар на умовах попередньої оплати, проте відмовився від його приймання адже товар не відповідав заявленим вимогам. У подальшому покупець намагався стягнути цю оплату через суд. Як виявилось, на платіжному дорученні була відсутня відмітка банку про дату його отримання та проведення. Крім того, покупець оплатив рахунок після закінчення строку його дії. Тому суд відмовив у поверненні коштів (Рішення від 28.05.2020 № 910/18384/19 Господарський суд м. Києва).

Надіслати боржнику вимогу.

З документами розібрались. Переходимо далі. Якщо письмова заявка з усіма деталями угоди (строк, місце поставки, умови оплати тощо) не складалась, необхідно зафіксувати з якого моменту інша сторона порушила умови договору. Тому наступний крок – це пред’явлення вимоги.

Якщо строк поставки чи оплати не був визначений, його розрахунок починається з моменту пред’явлення відповідної вимоги (ст. 530 ЦК України). Виняток становить лише оплата товару за договором купівлі-продажу. У цьому випадку продавець не зобов’язаний пред’являти вимогу оплатити товар, оскільки існує спеціальна норма, яка зобов’язує покупця оплатити товар після його прийняття або прийняття товаророзпорядчих документів на нього. У всіх інших випадках направлення боржнику письмової вимоги є обов’язковим. Після цього протягом 7-ми днів з моменту отримання вашої вимоги інша сторона повинна виконати свій обов’язок. І лише після закінчення цього строку ви можете вимагати розірвання усного договору, повернення коштів, товару тощо.

!!! Слід не плутати вимогу поставити товар з вимогою повернути кошти. Якщо ви не врегулювали строк поставки товару, то спочатку ви можете вимагати поставити товар, а вже потім вимагати повернути кошти.

Приклад: Суд відмовив у стягненні коштів, оскільки продавцю не була надіслана вимога поставити товар. Покупець відразу надіслав вимогу про повернення коштів замість вимоги поставити товар. Таким чином, строк виконання зобов’язання не настав і продавець фактично строки не порушив (Рішення від 16.02.2021 № 910/19191/20 Господарський суд м. Києва).

Також слід потурбуватись про вручення/отримання вашої вимоги. Якщо, наприклад, ви направили вимогу поставити товар і лист продавець не отримав, строк виконання зобов’язання також не розпочався, оскільки продавцю невідомо про наявність такої вимоги.

Приклад: Покупець не оплатив товар. Оскільки строк оплати товару не був погоджений, продавець надіслав письмову вимогу оплатити кошти і вже потім звернувся до суду. Завдяки копії цієї вимоги з описом вкладення та повідомленням про вручення листа покупцю продавець зміг довести, що покупець дійсно порушив строки оплати (Рішення від 18.07.2018 № 922/1549/18 Господарський суд Харківської області).

У цій статті ми навели лише декілька прикладів того як належне оформлення документів може вберегти вас від збитків у майбутньому. Так, письмовий договір не обов’язково укладати з кожним клієнтом, але слід потурбуватися про те, щоб ваші договірні відносини можна було підтвердити.