¿Cómo cobrar la deuda si no hay contrato?

La mayoría de los empresarios creen erróneamente que si se facturó al cliente y hay una factura, esto es suficiente para acudir a los tribunales y exigir el pago de los bienes.

Sin embargo, esto no es del todo cierto. No basta con una factura y un conocimiento de embarque o una escritura (si hablamos de servicios). Estos documentos también deben estar redactados correctamente y seguir un determinado procedimiento antes de acudir a los tribunales.

Hablaremos de esto más adelante en nuestro artículo.

"Fijar" correctamente la celebración del contrato en forma oral.

La legislación permite celebrar contratos de forma simplificada mediante el intercambio de cartas o documentos de los que queda claro que existe un acuerdo determinado entre las partes (artículo 205 del Código Civil de Ucrania, artículo 181 del Código Económico de Ucrania).

Es decir, debes contar con documentos que puedan servir para confirmar que tú y el comprador habéis acordado la entrega de tal o cual producto, de una determinada cantidad y valor. Esta será la celebración del contrato de forma simplificada. Y luego, como siempre, confirmar el hecho de la entrega de bienes o prestación de servicios.

!!! Las excepciones son los casos en los que es obligatoria la forma escrita del contrato (por ejemplo, seguro, transporte de carga) y, a veces, un certificado notarial (compra y venta de bienes inmuebles). Si tal requisito no está explícitamente definido por la ley, el contrato puede celebrarse oralmente.

Cabe señalar de inmediato que la correspondencia por correo electrónico por sí sola no será suficiente para confirmar la celebración del contrato. La práctica muestra que los tribunales cada vez más no tienen en cuenta la correspondencia electrónica de las partes si los documentos transmitidos de esta manera no están sellados con una firma digital electrónica (ECD). Por lo tanto, envíe los documentos por correo o firme el EDS.

Además, preste atención a la dirección de correo electrónico a la que envía los documentos. Si no tiene nada que ver con tu cliente (por ejemplo, un correo electrónico con el nombre aleksandrpetrov@gmail.com), lo más probable es que el deudor afirme que no conoce dicha dirección de correo electrónico ni la persona que mantuvo correspondencia con usted, y el tribunal no tendrá en cuenta sus cartas.

A continuación, consideraremos qué documentos le ayudarán a confirmar la celebración del contrato de forma simplificada.

Nombramos los principales:

pedido, solicitud del comprador;
factura;
factura de gastos (acto de servicios prestados/trabajo realizado);
hoja de ruta;
orden de pago/recibo de pago.

Pedido o solicitud del comprador Es opcional, pero necesario. ¿Por qué? Imaginemos la situación en la que usted ordenó un producto en condiciones de prepago 100% con entrega dentro de los 5 días posteriores a la recepción del dinero. Sin embargo, nunca recibió el producto. Se dirige al tribunal para exigir la devolución del dinero y el vendedor, sorprendido, asegura que nadie se ha puesto en contacto con él sobre la necesidad de entregar la mercancía. Dado que su acuerdo no quedó registrado de ninguna manera, no podrá confirmar que se acordó la fecha de entrega. Resultado: tiempo perdido, negocio perdido, ni producto ni dinero.

Esto podría haberse evitado si la orden se hubiera realizado por escrito. De esta forma podrás fijar los plazos de entrega, pago u otras condiciones. Además, no tendrá que presentar una solicitud adicional al deudor por separado para fijar los términos. Hablaremos de esto con más detalle más adelante.

Ejemplo: La empresa encargó puertas al contratista y especificó la fecha de entrega en la solicitud. El contratista cumplió el pedido a tiempo, pero no pudo entregar las puertas a tiempo, ya que la propia empresa pidió entregarlas más tarde. Luego, la empresa se negó a recibir la puerta en la fecha de entrega acordada y exigió el reembolso ante los tribunales. El tribunal se negó porque el contratista no violó los términos y condiciones de entrega. La entrega no se realizó por culpa de la empresa, no del contratista. (Sentencia de 24.02.2020 N° 921/518/19 de la Corte de Apelaciones Comerciales de Occidente).

Factura es su oferta para celebrar un contrato. Después de pagar la factura, el comprador acepta su oferta y el contrato se considera celebrado.

Si la factura no se emitió y el comprador simplemente le transfirió los fondos, será difícil vincular la entrega real de los bienes o la prestación de servicios con los fondos recibidos en su cuenta.

A falta de contrato escrito, el número de cuenta deberá indicarse en la orden de pago. Esto le permitirá correlacionar el pago con la entrega de la mercancía, ya que en la factura se indicará la misma factura. Además, si el cliente no pagó el precio total del producto, tendrás evidencia indiscutible del monto de su deuda.

Ejemplo: El comprador intentó devolver el dinero pagado al vendedor a través de los tribunales por considerarlo injustificado. Sin embargo, el tribunal estableció que existían relaciones contractuales entre las partes. Las facturas tenían todos los detalles necesarios y la orden de pago contenía una referencia a la factura. Así, se demostró el hecho de la celebración del contrato de forma simplificada y el tribunal se negó a satisfacer la demanda. (Decisión de 28/12/2020 No. 922/2344/20 del Tribunal Comercial de la Región de Kharkiv)

Factura de gastos (VN) o certificado de servicios prestados (trabajo realizado) Quizás el documento más importante a la hora de celebrar un contrato de forma simplificada. En presencia de un VN (documento) correctamente ejecutado, podrá confirmar el hecho de recibir los bienes o servicios.

!!! VN y el acta deben estar firmados por una persona autorizada. Muy a menudo, en nombre del comprador/cliente, el conocimiento de embarque (acta) claramente no está firmado por el director (almacén, gerente de almacén o, en general, un empleado no registrado). En el futuro, el comprador generalmente puede negar el hecho de la entrega del producto, porque fue recibido por una persona "desconocida" para él. Por lo tanto, asegúrese de que el VN esté firmado por una "persona autorizada". Obtenga una copia del poder, orden u otro documento que confirme la autoridad del destinatario.

Ejemplo: El vendedor entregó la mercancía, que el comprador no pagó. Durante el proceso judicial, resultó que el VN estaba firmado por un desconocido por parte del comprador, y también faltaba el sello de la empresa. Como resultado, no fue posible cobrar el valor de los bienes entregados, el tribunal se negó a satisfacer el reclamo. (Decisión de 14 de septiembre de 2020 núm. 911/1950/20 del Tribunal Comercial de la región de Kyiv).

Si no se le ha proporcionado un documento que confirme la autoridad del destinatario, insista en colocar el sello de la empresa. Si tienes el sello del comprador, tendrás más posibilidades de comprobar que el producto realmente fue recibido por el comprador.

Ejemplo: El tribunal reconoció como prueba la factura, que tenía el sello de la empresa. A pesar de que dicha factura fue firmada por una persona no autorizada, el tribunal señaló que "la impresión del sello es prueba de la participación de una persona jurídica en la realización de una transacción económica en virtud de esta factura". (Sentencia de 16/07/2019 N° 922/589/19 de la Cámara de Apelaciones Comercial Oriental).

Conocimiento de embarque (TTN) ayudará a confirmar adicionalmente el hecho de la entrega de la mercancía al comprador. Si utiliza un transportista externo para la entrega de la mercancía, el TTN también será útil si la mercancía se daña o se pierde durante el transporte, porque podrá explicar los motivos del retraso en la entrega o los defectos de la mercancía. .

Ejemplo: El comprador no pagó la mercancía recibida y el vendedor acudió a los tribunales. Sin embargo, los documentos que confirmaban la entrega contenían numerosas deficiencias. Entonces, en particular, en el TTN se indicó un VN diferente al que se entregó la mercancía. Además, el propio VN presentaba una serie de deficiencias. Por tanto, el vendedor no pudo confirmar el hecho de la entrega y cobrar la mercancía. (Resolución de 04.08.2021 N° 922/3342/20 de la Cámara de Apelaciones Comercial Oriental).

orden de pago debe contener información que permita la identificación de la transacción comercial. Es decir, si se emitió una factura, en la orden de pago se deberá indicar su fecha y número. Si el pago se realizó después de la entrega o prestación de los servicios, en el objeto del pago deberá indicarse el número del VN o el acto de los servicios prestados. Si no hay referencia a la factura o factura en la orden de pago, es difícil demostrar qué pagó exactamente. Por lo tanto, debe transferir fondos claramente basándose en los documentos que tenga disponibles.

También conviene prestar atención a si la factura tiene fecha de caducidad. Si paga la factura después de este período, se considerará que no se ha celebrado ningún contrato verbal y su orden de pago no será aceptada como prueba por el tribunal.

Ejemplo: El comprador pagó el producto mediante pago por adelantado, pero se negó a aceptarlo porque el producto no cumplía con los requisitos establecidos. Posteriormente, el comprador intentó cobrar este pago a través del tribunal. Al final resultó que, en la orden de pago faltaba la nota del banco sobre la fecha de su recepción y ejecución. Además, el comprador pagó la factura después de su fecha de vencimiento. Por lo tanto, el tribunal se negó a devolver los fondos. (Decisión de 28 de mayo de 2020 No. 910/18384/19 Tribunal Comercial de Kyiv).

Enviar un reclamo al deudor.

Los documentos han sido tratados. Sigamos adelante. Si no se redactó una solicitud por escrito con todos los detalles del acuerdo (plazo, lugar de entrega, condiciones de pago, etc.), es necesario registrar el momento a partir del cual la otra parte violó los términos del acuerdo. Por tanto, el siguiente paso es presentar una reclamación.

Si no se ha determinado el plazo de entrega o pago, su cálculo comienza desde el momento de la presentación de la reclamación correspondiente (artículo 530 del Código Civil de Ucrania). La única excepción es el pago de la mercancía en virtud del contrato de compraventa. En este caso, el vendedor no está obligado a reclamar el pago de la mercancía, ya que existe una regla especial que obliga al comprador a pagar la mercancía. después de su aceptación o aceptación de los documentos de gestión de mercancías por él. En todos los demás casos, enviando una demanda escrita al deudor. es obligatorio. Posteriormente, dentro de los 7 días siguientes a la recepción de su reclamo, la otra parte deberá cumplir con su obligación. Y solo después de vencido este plazo se podrá exigir la rescisión del contrato verbal, devolución de fondos, bienes, etc.

!!! No se debe confundir la exigencia de entregar la mercancía con la exigencia de devolver el dinero. Si no ha fijado el plazo de entrega de la mercancía, primero puede exigir la entrega de la mercancía y solo después exigir un reembolso.

Ejemplo: El tribunal se negó a recuperar los fondos, ya que al vendedor no se le envió una demanda para entregar la mercancía. El comprador envió inmediatamente una solicitud de reembolso en lugar de una solicitud de entrega de la mercancía. Por tanto, no ha llegado el plazo para el cumplimiento de la obligación y el vendedor no ha incumplido el plazo. (Decisión de 16 de febrero de 2021 núm. 910/19191/20 del Tribunal Comercial de Kyiv).

También deberá encargarse de la entrega/recepción de su reclamación. Si, por ejemplo, usted envió una demanda para entregar la mercancía y el vendedor no recibió la carta, el plazo de la obligación tampoco ha comenzado, porque el vendedor no tiene conocimiento de la existencia de tal demanda.

Ejemplo: El comprador no pagó por el producto. Como no se acordó el plazo de pago de la mercancía, el vendedor envió una demanda por escrito para pagar el dinero y sólo entonces apeló ante los tribunales. Gracias a una copia de este reclamo con una descripción del archivo adjunto y una notificación de la entrega de la carta al comprador, el vendedor pudo demostrar que el comprador realmente violó las condiciones de pago. (Decisión de 18/07/2018 No. 922/1549/18 del Tribunal Comercial de la Región de Kharkiv).

En este artículo, hemos dado sólo algunos ejemplos de cómo la documentación adecuada puede protegerlo de pérdidas en el futuro. Sí, no es necesario celebrar un contrato escrito con cada cliente, pero debe asegurarse de que su relación contractual pueda confirmarse.