¿Cómo se ponen de acuerdo las empresas ucranianas sobre el suministro de cualquier producto, desde materias primas hasta complejos equipos de producción?
Un escenario típico de firma de un contrato: los gerentes acuerdan en términos generales los requisitos de calidad del producto, su precio, método y condiciones de entrega, y luego transfieren estos acuerdos a los abogados para que puedan redactar un contrato a partir de ellos. . Y por supuesto, el contrato hay que redactarlo "ayer", porque hoy el director debe firmar y pagar el anticipo para poder empezar a trabajar. A menudo, en este momento, el abogado se convierte en el principal enemigo, porque "no permite que los directivos trabajen y ganen dinero para la empresa". Bajo la presión de los gerentes, el abogado mira con un ojo el contrato enviado por los proveedores y lo aprueba, o toma el primer y mejor contrato de suministro, cambia rápidamente los puntos ya acordados por los gerentes y emite algo similar a el contrato.
Más de 90% de entregas tan apresuradas terminan en finales felices. El comprador recibe la materia prima o el equipo deseado y el vendedor recibe dinero.
Pero a veces el sistema falla: el vendedor trae la mercancía dañada, el equipo no realiza las funciones acordadas "verbalmente", durante el proceso de producción resulta que las materias primas compradas tienen características completamente diferentes, una nueva y costosa máquina falla después de la primer mes de funcionamiento. Puede haber muchas opciones para el desarrollo de eventos. Lo peor es que las pérdidas de una entrega problemática pueden superar los beneficios de todas las entregas exitosas.
Cuando algo sale mal, los directivos y abogados empiezan a leer el contrato que firmaron apresuradamente.
Allí buscan requisitos de calidad del producto, procedimientos para recibir y entregar productos según la calidad, procedimientos de servicio de garantía y cómo y dónde enviar un reclamo de calidad. Y en el contrato no hay nada escrito al respecto, o hay un conjunto estándar de frases legales, como: "todas las disputas se resuelven mediante negociaciones de acuerdo con la legislación vigente", "los bienes se aceptan en calidad de acuerdo con instrucción P-7", etc.
¿Cómo prevenir este tipo de curiosidades? Además del precio de la mercancía y las condiciones de entrega, ¿qué más se debe acordar al acordar la entrega? ¿Dónde deberían trabajar juntos los directivos y los abogados?
Intentaremos abordar estas cuestiones en esta publicación.
En la etapa de acordar todos los términos de entrega, recomendamos discutir los siguientes puntos con la contraparte:
1. Requisitos claros y comprensibles para la calidad del producto que puedan medirse y comprobarse.
2. El momento en que todos los riesgos de daño del producto pasarán al comprador.
3. El procedimiento efectivo para aceptar la mercancía según la calidad y el procedimiento para notificar al proveedor sobre los defectos detectados de la mercancía durante su aceptación y las opciones para acciones futuras de ambas partes del contrato.
4. Un procedimiento detallado y válido para notificar al proveedor sobre los defectos del producto descubiertos después de su aceptación y las opciones para acciones futuras de ambas partes del contrato.
5. Medidas efectivas de responsabilidad por incumplimiento de obligación.
Inmediatamente describiremos el enfoque general que, en nuestra opinión, se debe seguir al acordar los detalles de la entrega y celebrar los contratos. Al redactar el contrato, intente pensar en posibles situaciones problemáticas que puedan surgir en cualquier etapa de la entrega del producto y su uso posterior. En estos casos, necesitará un contrato en la mayoría de los casos. No tiene sentido redactarlo sólo para legalizar la transferencia de dinero de una cuenta a otra y luego transportar mercancías de un lugar a otro. Después de todo, cuando la entrega se realiza de forma regular, nadie mira el contrato, queda bajo control de las autoridades de control.
El contrato es necesario para minimizar posibles conflictos y prescribir algoritmos eficaces y comprensibles para su resolución incluso cuando ambas partes no se encuentran en un estado de conflicto y son capaces de negociar.
Ahora analicemos con más detalle los requisitos para el contenido de las cláusulas del contrato que se relacionan con la calidad del producto.
Si tienes alguna duda o necesitas ayuda para preparar el contrato, siempre puedes contactar con nosotros
Requisitos de calidad del producto.
Los requisitos de calidad del producto se pueden fijar en el contrato de varias formas:
1. Hacemos referencia a una determinada norma estatal, reglamento técnico, condiciones técnicas o una muestra de producto acordada.
Asegúrese de familiarizarse con el texto de dicha norma, reglamento técnico o especificación técnica y verifique si todos los requisitos de calidad del producto contenidos en ellos satisfacen sus necesidades reales y si están formulados con suficiente claridad.
Si dicho documento no está disponible gratuitamente, como es el caso de las especificaciones técnicas, el proveedor debe agregar una copia del mismo al contrato de suministro a su solicitud (Parte 2 del artículo 268 del Código Económico de Ucrania). Asegúrese de que esta copia esté certificada y que ciertas páginas no se puedan cambiar más adelante.
A veces, una simple referencia a la DSTU no es suficiente, sino que es necesario especificar exactamente qué puntos de ella se aplican, para que sea posible definir claramente los requisitos específicos para la calidad del producto.
Pongamos un ejemplo de nuestra propia práctica para que quede claro de qué estamos hablando:
La empresa encargó vigas metálicas. El contrato contenía sólo algunos parámetros de las vigas y la frase estándar "la calidad de las vigas debe cumplir con los requisitos de DSTU 3436-96 (GOST 8240-97) Canales de acero laminados en caliente". Las vigas fueron colocadas y aceptadas. No hubo comentarios sobre la calidad. Cuando los soldadores comenzaron a soldar la estructura necesaria a partir de las vigas, quedó claro que el espesor de las vigas no se correspondía con los acuerdos reales con el proveedor. Cuando examinaron DSTU, se dieron cuenta de que no es posible hacer ninguna afirmación sobre la calidad del producto. Esta DSTU contiene las características de muchas series y números de vigas, y en el contrato de suministro nadie indicó qué series y números debían entregarse las vigas, sino solo algunos de sus tamaños. La empresa se vio obligada a revisar el plan de trabajo y comprar vigas adicionales para reforzar la estructura. |
2. Describimos los indicadores críticos mediante los cuales se determina la calidad del producto.
Esto debe hacerse si no tiene una norma o especificación técnica que establezca los requisitos para su producto, o si estos documentos no describen todos los indicadores de calidad críticos para su producto.
Es importante que dichos indicadores se describan claramente y que, en caso de que el producto no cumpla con dichos indicadores, se pueda verificar y registrar.
3. Fijamos el propósito de compra del producto.
Si en el contrato no existen requisitos para la calidad del producto, entonces dicho producto debe ser adecuado para el propósito para el cual se utiliza normalmente el producto de este tipo.
Si indica el propósito específico de comprar el producto, además del uso normal, también debe ser adecuado para este propósito (Parte 2 del artículo 673 del Código Civil de Ucrania).
Ésta es la manera menos efectiva de fijar la calidad, porque tal criterio no siempre es susceptible de evaluación. Sin embargo, a veces es mejor mencionarlo.
Pongamos un ejemplo más, pero ya del registro de decisiones judiciales (caso núm. 922/691/15):
La empresa de Chernivtsi encargó a la empresa de Kharkiv un transportador neumático universal PT-50U, que planeaba utilizar para descargar carbonato de sodio de los vagones de ferrocarril. El proveedor instaló el transportador y lo puso en funcionamiento. Una semana después, el comprador envía una reclamación al proveedor porque no puede poner en marcha el transportador neumático por sí solo. El proveedor responde que las obligaciones de garantía respecto del transportador deben ser cumplidas por su fabricante. El comprador escribe un reclamo al fabricante. El fabricante responde que, según las especificaciones técnicas, los transportadores neumáticos de cereales están destinados al transporte de semillas de cereales a través de tuberías. Debido a las características de diseño, el polvo de carbonato de sodio no se puede transportar a través de un transportador neumático de este tipo. En relación con la inactividad de los vagones de ferrocarril con refrescos, el comprador pagó al ferrocarril una cantidad 4 veces superior al coste de este transportador neumático. El proveedor aceptó quedarse con el transportador neumático y devolver el dinero, pero el comprador intentó recuperar los daños a través de los tribunales. Los tribunales han estado considerando este caso durante varios años. Uno de los argumentos del tribunal fue precisamente que las partes en el contrato de suministro no especificaron los fines para los cuales el comprador compra un transportador neumático y el proveedor supuestamente no sabía que este equipo era necesario específicamente para descargar refrescos y no para descarga de grano. |
4. Indicamos en el contrato el documento con el que el proveedor acredita la calidad del producto.
Es una práctica muy común cuando el contrato especifica que la calidad del producto debe ser confirmada por el certificado de calidad del fabricante.
Un documento como "certificado de calidad" es obligatorio sólo para una pequeña lista de productos (por ejemplo, para medicamentos). En otros casos, se trata de un documento ordinario de forma arbitraria emitido por el fabricante, una especie de "recibo" de que el producto es de buena calidad. Si realmente desea recibir un certificado de calidad con el contenido adecuado, describa los requisitos para ello en su contrato.
A menudo, las partes entienden el certificado de conformidad como certificado de calidad. Este es un documento completamente diferente que confirma el cumplimiento del producto con los requisitos de un determinado reglamento técnico o DSTU. En lugar de un certificado de conformidad, para algunos productos se puede emitir una declaración de conformidad. La declaración y el certificado confirman la conformidad del producto con los requisitos de un reglamento técnico específico. Por tanto, la presencia de estos documentos no significa que dicho producto cumpla con los requisitos de calidad acordados por las partes.
La elección del documento que el fabricante puede utilizar para confirmar la calidad del producto depende de las características específicas del producto en sí y de la relación entre las partes. Si el vendedor tiene un sistema de control de calidad certificado y el comprador confía en él, basta con recibir una copia del certificado ISO correspondiente del fabricante al firmar el contrato.
Es importante definir en el contrato un documento que el vendedor pueda proporcionar definitivamente para confirmar la calidad del producto, y no especificar varios documentos a elección del vendedor.
Volvamos al ejemplo de la entrega de un transportador neumático. En su contrato de entrega, las partes declararon: "la mercancía es aceptada por el comprador en presencia de los documentos adjuntos: conocimiento de embarque, factura, certificado de conformidad y certificado de calidad o pasaporte del equipo".
De hecho, el comprador aceptó un transportador neumático con documentación técnica para un transportador de otro modelo. El tribunal también utilizó este argumento contra el comprador: "la cláusula del contrato antes mencionada, que tiene como objetivo proteger al comprador, establecía el requisito de la posibilidad de aceptar la mercancía sólo si existía la documentación técnica adecuada para ello, ignorando el procedimiento especificado podría indicar la aceptación de dichos bienes por su cuenta y riesgo y, como resultado, incurrir en costos adicionales, incluso debidos a su propia negligencia."
Es decir, toda la responsabilidad de verificar los documentos de la mercancía recae en el comprador en el momento de la aceptación de la mercancía. Por eso al comprador le interesa registrar un documento específico mediante el cual podrá comprobar la calidad de la mercancía entregada.
¿Quién podrá formular los requisitos correctos para la calidad del producto?
Es en esta etapa cuando es importante la estrecha colaboración de los directivos y abogados de la empresa. Debido a la falta de conocimientos técnicos, un abogado a menudo no puede describir de forma correcta y rápida los requisitos del producto. Además, es posible que un abogado no sepa por qué compra un producto en particular. Por tanto, es importante combinar los conocimientos tecnológicos de los directivos e ingenieros de la empresa con los conocimientos jurídicos de un abogado.
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El momento de la transferencia de riesgos de destrucción accidental de mercancías.
Con este punto, realmente todo es más sencillo. Aquí le ayudará a elegir correctamente el plazo de entrega según las reglas de Incoterms. El momento de la transferencia del riesgo de destrucción accidental del producto dependerá de la elección de la fecha de entrega.
Para que un abogado elija correctamente el término Incoterms, necesita saber en qué medio de transporte se entrega la mercancía, en qué lugar el proveedor paga por la entrega de la mercancía (por ejemplo, carga la mercancía en el coche del comprador en su almacén), si existe un seguro para la mercancía y si hubo acuerdos separados sobre quién y en qué punto de entrega es responsable del riesgo de destrucción de la mercancía.
El procedimiento para recibir mercancías.
Muchos abogados no quieren prescribir el orden de aceptación de los bienes en el contrato y se limitan a la referencia habitual a la Instrucción P-7. Al mismo tiempo, muchas personas no lo leyeron y no pensaron si era realista seguir el orden prescrito en él.
No explicaremos mucho, solo tenga en cuenta que esta instrucción fue aprobada en 1966 y hoy está desactualizada. Por ejemplo, si en el proceso de aceptación de la mercancía usted descubre que está dañada y el proveedor se niega a venir a certificar dichos daños, entonces puede continuar aceptando la mercancía en presencia de "un experto de la oficina de inspección de mercancías o un representante de la inspección de calidad correspondiente". Actualmente no existen tales organismos y nunca podrá cumplir con todas las disposiciones de esta Instrucción.
Sin embargo, la Instrucción P-7 puede servir como una buena guía para desarrollar su propio algoritmo para aceptar mercancías. Muchas de sus disposiciones están formuladas de forma bastante clara y justa. Sólo necesita actualizar todo a tiempo y adaptarlo a su propio producto y producción.
Es importante describir lo más claramente posible el procedimiento de aceptación de la mercancía: qué documentos de la mercancía deben comprobarse; qué características del producto verifica el comprador directamente en el proceso de aceptación del producto y cuáles ya en el proceso de uso posterior del producto (los llamados defectos ocultos); cuyo documento confirma el hecho y la fecha del final de la aceptación de la mercancía en términos de calidad.
El algoritmo de verificación debe ser claro. Los empleados que recibirán directamente la mercancía deben estar familiarizados con ella. Es deseable que estos empleados también participen en el desarrollo de algoritmos típicos para la recepción de mercancías y tengan la oportunidad de ofrecer al abogado sugerencias para cambiar dichos algoritmos. Esto ayudará a desarrollar procedimientos de trabajo reales y eficaces, en lugar de instrucciones formales "que vienen del departamento jurídico".
Además del procedimiento de aceptación en sí, también es necesario acordar con el proveedor un procedimiento detallado en caso de detección de mercancías dañadas o de calidad inadecuada:
términos y formas de notificación de tales deficiencias;
cómo y por qué se confirma el hecho de la notificación;
qué documentos deben proporcionarse para confirmar las deficiencias;
cómo actuar cuando el proveedor se niega a recibir notificaciones sobre la entrega de bienes de baja calidad;
qué hacer con todo el lote de mercancías y con mercancías de calidad inadecuada mientras las partes resuelven disputas entre sí o realizan exámenes independientes;
quien paga costos adicionales, como transporte simple, devolución de bienes de calidad inadecuada.
Le recomendamos que registre en los detalles del contrato todos los medios de comunicación válidos (números de teléfono y de mensajería, buzones de correo electrónico) e indique que la correspondencia por estos medios de comunicación se equipara a la correspondencia escrita.
Al formular todas estas disposiciones, es necesario comprender que en la mayoría de los casos el culpable hace todo lo posible para evitar la responsabilidad por el incumplimiento de sus obligaciones. Por lo tanto, es necesario acordar todo de la manera más detallada incluso en la etapa de negociaciones. A menudo, las violaciones formales del procedimiento para aceptar mercancías o el incumplimiento de los plazos para presentar reclamaciones pueden ser la causa de la derrota en una disputa futura.
Defectos ocultos y servicio de garantía.
No todos los defectos del producto se pueden apreciar al momento de su descarga, especialmente cuando está empacado. Por lo tanto, a menudo es importante separar claramente en el contrato qué características de la mercancía comprueba el comprador en el momento de recibir la mercancía del transportista y cuáles, directamente durante la producción. Tampoco debe olvidarse de los términos de dicha inspección.
Describir los defectos que se pueden considerar ocultos y qué es necesario confirmar y cómo solucionarlos.
Como en el punto anterior, aquí es necesario proporcionar un algoritmo detallado y eficaz para notificar al proveedor las deficiencias detectadas y cómo actuar cuando el proveedor no responde a dichos mensajes. Inmediatamente después de firmar el contrato, distribuir los costos futuros asociados con los defectos de los bienes entregados. Si los defectos detectados pueden provocar la interrupción de la producción u otros daños, también conviene registrar el mecanismo para determinar dichos daños.
Las características importantes de los vicios ocultos son la fijación de los motivos de su aparición y el plazo de prescripción abreviado.
La ley exime al vendedor de la obligación de eliminar los defectos ocultos de la mercancía, si prueba que dichos defectos surgieron debido a la violación por parte del comprador de las reglas de operación o almacenamiento del producto. Los vendedores siempre intentan aprovechar esta disposición. Por lo tanto, es importante tanto para el vendedor como para el comprador dejar constancia del hecho de estar familiarizado con las condiciones de almacenamiento y uso adecuado del producto.
Demos nuevamente un ejemplo de nuestra propia práctica:
La empresa A suministró refrigeradores de acero inoxidable para el comedor a la empresa B. Después de un tiempo, la superficie de los refrigeradores comenzó a cubrirse de corrosión. El proveedor insistió en que estas superficies se frotaran con una sustancia que contenía ácido durante la limpieza, lo que está expresamente prohibido en las instrucciones de uso. La disputa llegó a los tribunales, pero no terminó con una decisión sobre el fondo de la disputa. Para determinar las causas del daño, fue necesario realizar un examen: cortar una parte del revestimiento. Esta versión del desarrollo de los acontecimientos no le convenía al comprador (todavía tenía problemas por no prescribir) y no insistió en una mayor consideración de la disputa en los tribunales. |
Este caso también confirma la importancia de respetar el plazo de prescripción.
En los litigios que surjan en relación con el suministro de bienes de calidad inadecuada, el plazo de prescripción es de 6 meses a partir del momento en que se determinen adecuadamente los defectos de los bienes suministrados.
Las partes del contrato podrán ampliar este plazo.
Los proveedores a menudo manipulan este término: prometen reparar o reemplazar el producto, pero luego no hacen nada. Por tanto, los compradores deben tener el mayor cuidado posible.
Medidas de responsabilidad por incumplimiento de obligación
Este punto es quizás el más doloroso para las partes, porque nadie quiere correr riesgos adicionales. Sin embargo, conviene entender que la presencia en el contrato de una obligación, que no está garantizada por una medida real de responsabilidad, no garantiza su cumplimiento.
Al mismo tiempo, deberían evitarse otros extremos. La medida de responsabilidad debe realizar varias funciones:
prevención de violaciones;
inclinación a realizar deberes después de su violación;
indemnización por daños y perjuicios al perjudicado.
Si se excede con la medida de responsabilidad, en un momento determinado después de la violación de la obligación, al infractor no le resulta rentable cumplir con la obligación y buscará todas las formas posibles de evitar la responsabilidad. Ambas partes pierden con esto.
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En lugar de una conclusión
A primera vista, todos estos puntos pueden parecer demasiado complicados. De hecho, es posible desarrollar varios algoritmos para entregas típicas y ajustarlos en función de los acuerdos con la contraparte.
Eso sí, las contrapartes volverán a recordarles que "un contrato se firma para trabajar en él, no para demandar". Desafortunadamente, este principio no funciona, y tan pronto como algo sale mal durante la entrega, el culpable buscará todas las formas de evitar la responsabilidad.
Sviatoslav Bartosz
socio del despacho de abogados Bargen
El artículo original fue publicado en la edición de mayo de la revista "Gestión de calidad”
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(Número de grados: 18 promedio: 5,00 con 5)
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