Dirigir un negocio sin montones de papeles sobre el escritorio y archivos voluminosos con carpetas, ¿es posible? Sí, hoy en día esto ya es una realidad y una práctica bastante común.
Cada vez más empresas, y qué puedo decir, incluso el estado está cambiando a la gestión de documentos electrónicos. Sólo cabe mencionar los pasaportes electrónicos y las facturas fiscales.
Hoy en día, ya no es necesario tener una impresora para imprimir un documento, acudir al gerente para que lo firme y correr a la oficina de correos antes del cierre para enviar una carta a tiempo. Todo se puede hacer sentado en casa frente al ordenador en cualquier momento del día y si solo hay acceso a Internet.
Entonces, ¿por qué las empresas no deberían aprovechar esta oportunidad y ahorrar tiempo y recursos que siempre escasean? Especialmente durante el periodo de cuarentena cuando la mayoría de las empresas todavía trabajan de forma remota.
Por eso, en este artículo hablaremos sobre cómo implementar correctamente la gestión de documentos electrónicos en la empresa (si aún no lo ha hecho) y garantizar la fuerza legal de los documentos electrónicos a la par de los en papel.
Las principales etapas de la implementación del flujo de documentos electrónicos:
Tome la decisión adecuada y regístrela.
Puede ser una Instrucción o Procedimiento para la gestión de documentos electrónicos, aprobado por orden del director. Esta instrucción debe prescribir el procedimiento para crear, editar e intercambiar tanto documentos internos (correspondencia entre empleados, instrucciones de trabajo, pedidos, etc.) como enviar/recibir documentos de las contrapartes (contratos, facturas, actas, cartas, etc.). Además, las Instrucciones deberán especificar el método, plazo y lugar de almacenamiento de los documentos y las personas autorizadas para firmar dichos documentos.
Obtener una firma digital electrónica (EDP)
El documento electrónico DEBE estar firmado mediante un documento electrónico digital. Puede obtener dicha firma en cualquier lugar: en la oficina de impuestos, en un banco o en una empresa que, de hecho, fue creada para emitir firmas digitales. Puede familiarizarse con la lista completa de empresas y organizaciones autorizadas para emitir EDS. aquí. El período de validez de la clave no puede exceder los 2 años. Por lo tanto, tenga cuidado también con la actualización oportuna de su firma.
Elija un producto de software para intercambiar documentos electrónicos
Un paso opcional pero necesario es elegir un software que le permita enviar y recibir documentos electrónicos de forma rápida y cómoda. Actualmente, hay bastantes de ellos, por lo que no está limitado en su elección. Por cierto, incluso los hay gratuitos. La funcionalidad de estos programas también es muy diversa. Todo depende de las particularidades de su negocio y de sus deseos personales.
La instalación de un producto de este tipo le permite crear y guardar plantillas de documentos ya preparados, descargar archivos de varios formatos, editar y acordar documentos simultáneamente tanto dentro de su empresa como con sus contrapartes. Además, el software se puede instalar incluso en un teléfono móvil. Por lo tanto, con solo acceso a Internet y aplicaciones en el teléfono, puedes firmar e intercambiar documentos en cualquier lugar.
Notificar a los socios y contrapartes
Esta etapa es una parte importante de la implementación de la gestión de documentos electrónicos. Si su contraparte aún no está preparada para trabajar con documentos electrónicos, en este caso no podrá recibir los originales correctamente ejecutados. El documento es válido sólo si está firmado por EDS por ambas partes. Si su cliente simplemente imprime dicho documento electrónico y lo firma a mano, el documento no se considerará debidamente firmado. Por tanto, el intercambio de documentos electrónicos será posible únicamente con aquellas contrapartes que también hayan implementado la gestión de documentos electrónicos.
Por cierto, incluso si sus socios utilizan otro software para intercambiar documentos electrónicos, existe una plataforma especial (PÁJARO), que permite el intercambio de documentos entre usuarios de diferentes programas. Además, actualmente muchos productos de software ya cuentan con funcionalidades que permiten integrar documentos de diferentes programas.
Incluir condiciones para el envío de documentos electrónicos en los contratos.
Registrar esta posibilidad en contratos con contrapartes que también utilicen gestión documental electrónica. Puede proporcionar tanto la posibilidad de intercambiar documentos en papel como en formato electrónico. Los detalles dependen de usted y sus socios.
Y por último, nos gustaría llamar la atención sobre lo que conviene recordar sobre los documentos electrónicos:
- Se considera que un documento ha sido creado desde el momento en que se le coloca una firma digital electrónica (ESD). Es decir, hasta que no se firma el documento, no se crea legalmente;
- un documento en soporte papel, firmado con firma manuscrita y escaneado en formato electrónico NO es un documento electrónico original;
- los documentos electrónicos y escritos tienen la misma fuerza legal;
- en el caso de crear un documento electrónico y un documento similar en forma escrita, ambos documentos se consideran originales;
- Los documentos electrónicos deberán conservarse durante el plazo establecido para dichos documentos en formato papel.
Conclusiones
El flujo de documentos electrónicos es inevitable tanto en los procesos comerciales como durante la comunicación con el estado. Es sólo cuestión de tiempo. Las ventajas de trabajar con documentos electrónicos frente a los en papel son mucho mayores. Esto también ahorra tiempo y recursos, mejora la calidad de la gestión, sistematiza el intercambio de documentos, aumenta el nivel de seguridad, etc. Por ello, te aconsejamos que no te demores y domines las posibilidades de trabajar electrónicamente, además de disfrutar de los resultados.
Por su parte, los abogados de UF Bargen siempre están dispuestos a ayudarle a hacer realidad sus deseos individuales en cuanto a la regulación y fijación del procedimiento de intercambio de documentos electrónicos en su empresa.
Si necesita asesoramiento sobre la redacción de un contrato, contáctenos para obtener ayuda.
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