En el proceso de inspección, los controladores a menudo abusan de sus derechos y exigen a las empresas que proporcionen cualquier documento que el inspector desee ver. Este artículo le dirá si dichos requisitos del organismo supervisor son legítimos y cómo la empresa puede proteger su información confidencial.
Tenga en cuenta de inmediato que este artículo contiene consejos generales. Cómo comportarse adecuadamente durante la inspección y cómo responder a cada solicitud individual del inspector debe determinarse en cada situación individualmente. Siempre puedes pedirnos consejo
¿Qué documentos tiene derecho a recibir el organismo de control?
En Ucrania hay bastantes organismos de control. En el marco de este artículo, nos centraremos únicamente en aquellos que realizan inspecciones de conformidad con la Ley de Ucrania "Sobre los principios básicos de la supervisión (control) estatal en el ámbito de la actividad económica" (en adelante Ley-877). Se aplica a la gran mayoría de los organismos reguladores.
Esta ley establece tanto el derecho de los órganos de control a recibir documentos de las entidades económicas (párrafo 4, parte 1, artículo 8 de la Ley-877) como la obligación de las entidades económicas de proporcionar dichos documentos (párrafo 4, parte 1, artículo 1 Ley- 877).
Sin embargo, ese derecho de los responsables del tratamiento no es absoluto.
Por ejemplo, en el caso de una inspección no programada, la Ley-877 limita claramente su tema: solo aquellas cuestiones cuya necesidad de inspección se convirtió en la base para la implementación de una medida no programada, con la indicación obligatoria de estas cuestiones en el certificado ( dirección) para la medida de supervisión (control) estatal.
Atrás Durante una inspección no programada, el inspector podrá solicitar únicamente aquellos documentos que se relacionen con el tema de dicha inspección.
El artículo 10 de la Ley-877 establece expresamente el derecho de una entidad comercial a exigir la terminación de una inspección si el organismo de control ha ido más allá del alcance de la inspección.
Durante una inspección programada, el organismo de control también está limitado por ciertos límites. Dichos marcos están determinados por la forma del acto de inspección y las cuestiones que deben inspeccionarse, que en él se establecen. El órgano de control determina dichas cuestiones en función del grado de riesgo de la empresa y las publica con antelación en su sitio web. Los requisitos de los inspectores de proporcionar ciertos documentos durante una inspección programada deben estar dentro del alcance de tales preguntas.
Recientemente se ha formado en la práctica judicial otra limitación para los órganos reguladores en cuanto a la exigencia de copias de documentos. La Corte Suprema en su decisión de 12.09.2019 en el expediente No. 826/11830/18. El tribunal señaló que la entidad comercial no debe ser considerada responsable por la falta de presentación de documentos cuya obligación de conservación no está establecida por la legislación vigente.
Entonces, el organismo de control tiene derecho a exigir a la entidad comercial que proporcione únicamente aquellos documentos que se relacionen con el tema de la inspección, y la obligación de conservarla está determinada por la ley.
¿Cómo proteger los secretos comerciales?
La Ley-877 no limita en modo alguno el derecho de los órganos de control a acceder a documentos que constituyan secretos comerciales. Sin embargo, la ley obliga a los funcionarios del órgano de control a guardar secretos comerciales e información confidencial de la entidad mercantil, y además les impone la obligación de garantizar un régimen especial de protección y acceso a la información que sea secreto comercial, de conformidad con los requisitos de la ley (Parte 14 Artículo 4 de la Ley-877).
En caso de violación de dichos requisitos, la entidad comercial tiene derecho a exigir una indemnización por el daño causado.
Al mismo tiempo, entre las entidades comerciales es costumbre ampliar enormemente los límites del secreto comercial. Por lo tanto, es importante definir aquí el concepto de "secreto comercial", que figura en el artículo 505 del Código Civil de Ucrania. Un secreto comercial es información que es secreta en el sentido de que se desconoce en su totalidad o en una determinada forma y en el conjunto de sus componentes y no es fácilmente accesible para las personas, que suele tratar sobre el tipo de información al que pertenece, tiene en este sentido un valor comercial y fue objeto de medidas adecuadas a las circunstancias existentes para preservar su secreto, tomadas por quien legalmente controla esta información. Los secretos comerciales pueden ser información de carácter técnico, organizativo, comercial, de producción y de otro tipo, salvo aquellas que, según la ley, no puedan clasificarse como secretos comerciales.
Es decir, secreto es aquella información respecto de la cual se han tomado medidas de secreto. La entidad comercial está obligada a garantizar procedimientos internos que garanticen la preservación de dicha información confidencial. Pueden ser disposiciones sobre información confidencial y cómo trabajar con ella, inscripciones restrictivas en documentos ("Confidencial", "Acceso restringido", etc.).
Además, la entidad comercial obviamente debe informar al organismo de control sobre la confidencialidad de los documentos que entrega al inspector.
Sólo si se cumplen todas las condiciones especificadas, la entidad comercial puede exigir al organismo de control la conservación de información confidencial y exigir una compensación en caso de su divulgación.
¿Es posible retirar documentos originales?
La parte 10 del artículo 4 establece claramente que durante las inspecciones no está permitido retirar los originales de entidades comerciales sus documentos financieros y económicos, contables y otros, así como las computadoras, sus partes, salvo los casos previstos por la legislación procesal penal.
En cuanto a la legislación procesal penal, para confiscar los documentos originales, el investigador necesita una decisión del juez de instrucción sobre el acceso temporal a los documentos o sobre un registro.
¿Cómo registrar la transferencia de documentos?
En la mayoría de las disposiciones de la Ley-877, se indica que los documentos se presentan al organismo de control en la forma especificada por la ley.
Sin embargo, los actos legislativos casi no regulan el procedimiento para la presentación de documentos por parte de una entidad comercial a los órganos de control estatales.
Recomendamos actuar con el mayor cuidado posible y proporcionar documentos solo en forma de respuestas escritas a solicitudes escritas o demandas escritas de los inspectores. Sólo así la empresa podrá confirmar la lista de los documentos que el inspector proporcionó para su procesamiento durante la inspección.
Es importante que dichas solicitudes se presenten a la empresa después de que se haya tomado la decisión sobre la admisión del inspector a la inspección. En caso contrario, se considerará que el inspector aún no ha iniciado la inspección y sus solicitudes no serán vinculantes para la entidad mercantil.
Si, después de todo, el inspector se niega a proporcionar solicitudes por escrito con listas de documentos solicitados, asegúrese de indicarlo en el informe de inspección o en el informe de obstrucción de la inspección, si el inspector prepara dichos informes.
Esto le ayudará a protegerse de la manipulación por parte del inspector de su negativa a proporcionar documentos. Puede confirmar fácilmente que no hubo evasión en la presentación de documentos.
Para fortalecer la protección de la empresa durante la inspección, se deben tomar ciertas medidas. Para empezar, conviene desarrollar documentos internos que aseguren el correcto procedimiento para preservar los secretos comerciales de la empresa. Ya después de que el inspector haya iniciado la inspección, es necesario asegurarse de que sus requisitos permanezcan dentro del alcance de la inspección y que los documentos se entreguen al inspector únicamente con una descripción de lo que se transfirió.
Sviatoslav Bartosz
socio del despacho de abogados Bargen
El artículo original está publicado en la publicación. Diario del ingeniero jefe.
(Número de grados: 14 promedio: 5,00 con 5)
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